書類管理や契約書管理の効率化を図るスキャニングのメリットについて。

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文書スキャン

文書スキャニングのメリットについてご紹介致します。

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文書スキャニングのメリット

省スペース化と保管コストの大幅削減!

今まで書類管理に使用していたスペースと、保管に必要なファイルや
棚などの購入費。それらの要点を考えると文書のデータ化実施は大幅
なコスト削減と言うことができるでしょう。空いたスペースを新たな
人員の導入に利用するもよし、省スペースのオフィスに引越しをして
賃料削減を図るもよし。
とくに都心のオフィスなどの場合は、地価が高いため安い物件への引越しは効果的でしょう。
浮いた費用を新たな事業の資金へまわして、会社の成長を促進させることも可能です。

資料を探す手間を省いて業務効率アップ!

資料が必要になったとき、今までの紙資料の書類管理方法では
「あの資料どこにしまったっけ…」
「あの書類はもう処分されてしまったのでは…」
など、不安に思いながら時間を掛けて資料探すことになると思います。

書類管理を全てデータで行えるようにすれば、サーバー内を検索するだけで資料の有無や保存場所を
知ることができるので、大幅な業務効率化を図ることが可能です。
デスクの上に資料を広げて探す必要もなく、パソコンさえあればそれ以上のスペースは割かずに確認ができるので、デスクの上が散らかりやすいという方にもオススメです。

こんな業者がおすすめ!

文書をはじめ書類や資料、名刺などのスキャニングをご希望の方は、
下記の項目条件を基準にスキャニング代行業者を比較することをオススメします。

1.納期が早い

ビジネスでは納期が最も重要とされています。スキャンを依頼している間も書類が必要になるときがあるでしょう。そのため、迅速にスキャンしたデータを納品してくれる、納期の早い業者をオススメします。

2.機密保持をしっかりと行っている

契約書などの機密レベルの高い書類のスキャンを依頼する場合、万が一取引先の情報が外部に漏れてしまったら大問題です。そうなる可能性はきわめて低いですが、より安心して代行を依頼するなら機密保持を徹底している業者を検討し、契約書管理をやりやすくしましょう。

3.データのまとめ方を細かく指定できる

せっかく文書のデータ化を行っても、フォルダ分けや整理が上手く行われていないと、結局必要な資料がどこにあるのか分からないなんてことにもなりかねません。依頼時にデータのまとめ方を詳しく指定可能な業者がよいでしょう。

4.OCR処理に対応している

OCR処理とは、スキャナなどで取り込んだ画像データから、その画像に何が書かれているのかをシステムが識別し、テキストデータへと変換する仕組みのことです。これによりファイルを検索して探す際などに、内容から必要な資料を見つけやすくすることができます。

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